IT-Betreuung für Arzt- und Therapiepraxen: wer sie anbietet und worauf es ankommt

Von den 505 IT-Firmen, die Bytewahl in der Region Zentralschweiz, Zürich, Aargau und Schaffhausen führt, nennen 14 auf ihrer Website Arzt-, Zahnarzt- oder Therapiepraxen als Zielgruppe. 7 davon bieten laut Profil IT-Support oder Managed Services an, also die laufende Betreuung, die eine Praxis im Alltag braucht. Die übrigen nennen Praxen als Kunden, führen in ihrem Profil aber Leistungen wie Software, Netzwerk, Telefonie oder Hosting und keine laufende Betreuung.

Von den 7 Firmen mit Betreuung nennen 4 ihre Supportzeiten, 2 einen Notfalldienst und 4 ein Gebiet für Einsätze vor Ort. Was auf der Website fehlt, gehört in Ihre Fragen vor dem Auftrag.

Weitere 32 Firmen nennen das Gesundheitswesen, Spitäler, Kliniken, Pflege oder die Spitex, aber keine Praxen. Ein Teil davon nennt vor allem Spitäler und Kliniken, entwickelt Software oder betreibt Rechenzentren. Für eine Praxis mit wenigen Arbeitsplätzen kommen davon am ehesten jene in Frage, die auch IT-Support oder Managed Services anbieten, das sind 17.

Nach Hauptsitz gezählt sitzen die meisten der 46 Firmen in den Kantonen Zürich (16) und Aargau (12). In Obwalden und Uri hat keine von ihnen ihren Hauptsitz. Firmen mit Standorten in mehreren Kantonen stehen hier nur beim Hauptsitz.

Für Einsätze vor Ort zählt die Fahrzeit zur Praxis mehr als die Kantonsgrenze. Alle IT-Firmen eines Kantons stehen auf den Ortsseiten, etwa im Kanton Luzern, im Kanton Zürich oder im Kanton Aargau. Firmen für die laufende Betreuung finden Sie unter IT-Support und Managed IT Services, für Firewall, Virenschutz und Backup-Konzept unter IT-Sicherheit.

Eine Praxis hat oft nur wenige Arbeitsplätze, aber während der Sprechstunde muss alles gleichzeitig laufen: Agenda, Praxissoftware, Abrechnung, Telefon, E-Mail und die Geräte im Behandlungszimmer. Diese Punkte gehören in die Offerte.

• Praxissoftware. Klären Sie, wer sie betreut, der Hersteller oder die IT-Firma, und wen Sie bei einer Störung zuerst anrufen. Seit dem 1. Januar 2026 ersetzen TARDOC und die Ambulanten Pauschalen den Arzttarif TARMED für ambulante ärztliche Behandlungen (BAG). Fragen Sie, ob die Firma solche Umstellungen in anderen Praxen schon begleitet hat.
• Verschlüsselte E-Mail. Die FMH empfiehlt Arztpraxen, E-Mails mit Patientendaten zu verschlüsseln und Fax auf ein Minimum zu beschränken (FMH, Empfehlung 9). Für das Gesundheitswesen bietet die Health Info Net AG dafür HIN Mail an. Lassen Sie sich zeigen, wie die IT-Firma die Verschlüsselung einrichtet und wer die Zugänge verwaltet.
• Elektronisches Patientendossier. Ärztinnen und Ärzte, die seit dem 1. Januar 2022 eine Zulassung zur Tätigkeit zulasten der Grundversicherung beantragen, müssen den Anschluss an eine zertifizierte Gemeinschaft für das elektronische Patientendossier nachweisen (Art. 37 Abs. 3 KVG). Die Praxis muss dann Dokumente im Dossier ablegen und dort abrufen können (eHealth Suisse). Gilt das für Ihre Praxis, fragen Sie, wie Praxissoftware und IT-Firma das unterstützen.
• Geräte im Behandlungszimmer. Röntgen, Ultraschall oder Laborgeräte hängen oft an einem Praxis-PC oder am Netzwerk. Klären Sie, ob der Gerätelieferant oder die IT-Firma für diesen PC zuständig ist, bevor jemand Updates installiert.
• Erreichbarkeit. Fällt die Praxissoftware am Montagmorgen aus, ist das Wartezimmer voll. Vereinbaren Sie eine Reaktionszeit für Ihre Sprechstundenzeiten und eine Vertretung, wenn die zuständige Person in den Ferien ist. Wie Sie das festhalten, steht im Ratgeber zum IT-Wartungsvertrag.
• Einsätze vor Ort. Netzwerk, Drucker, Kartenleser und Geräte lassen sich nicht immer per Fernwartung beheben. Fragen Sie, wie schnell jemand in der Praxis sein kann und ob die Anfahrt extra kostet.
• Backup. Die FMH empfiehlt ein regelmässiges Backup, das ausserhalb der Praxisräume aufbewahrt wird, und mindestens einmal im Jahr einen Test, ob sich die Daten zurückspielen lassen (Empfehlung 8). Auch für ein Backup in der Cloud gelten Datenschutz und Geheimhaltungspflicht. Verlangen Sie das Protokoll des letzten Tests.

Daten über die Gesundheit sind nach dem Datenschutzgesetz besonders schützenswerte Personendaten (Art. 5 Bst. c Ziff. 2 DSG). Die Praxis und die IT-Firma, die in ihrem Auftrag Daten bearbeitet, müssen mit technischen und organisatorischen Massnahmen eine Datensicherheit gewährleisten, die dem Risiko angemessen ist (Art. 8 DSG).

Überträgt die Praxis die Bearbeitung an eine IT-Firma, muss sie sich vergewissern, dass diese die Datensicherheit gewährleisten kann. Zulässig ist die Übertragung nur, wenn keine gesetzliche oder vertragliche Geheimhaltungspflicht sie verbietet, und Dritte wie ein Rechenzentrum oder einen Subunternehmer darf die IT-Firma nur mit vorgängiger Genehmigung der Praxis beiziehen (Art. 9 DSG). Bemerkt die IT-Firma eine Verletzung der Datensicherheit, meldet sie das der Praxis so rasch als möglich. Die Praxis meldet sie dem EDÖB, wenn sie voraussichtlich zu einem hohen Risiko für die betroffenen Personen führt (Art. 24 DSG).

Dazu kommt das Berufsgeheimnis. Ärzte, Zahnärzte, Chiropraktoren, Psychologen, Pflegefachpersonen, Physiotherapeuten, Ergotherapeuten und weitere im Gesetz genannte Gesundheitsberufe sowie ihre Hilfspersonen machen sich strafbar, wenn sie ein Geheimnis offenbaren, das ihnen im Beruf anvertraut wurde (Art. 321 StGB). Wie das auf Ihre Praxis und Ihre IT-Firma anzuwenden ist, beantwortet diese Seite nicht.

Die FMH empfiehlt Arztpraxen, externe IT-Dienstleister nach einer sorgfältigen Prüfung ihres Angebots auszuwählen, sie mit monatlichen oder fallweisen Rapporten zu überwachen und vertraglich festhalten zu lassen, wie sie die Sicherheitsvorgaben der Praxis einhalten (Empfehlung 11). Zahnarzt- und Therapiepraxen können die elf Empfehlungen als Massstab nehmen.

• Erfahrung mit Praxen. Fragen Sie, wie viele Praxen Ihrer Grösse die Firma betreut und welche Praxissoftware sie kennt. Lassen Sie sich eine Praxis nennen, die Sie anrufen dürfen.
• Zuständigkeit. Lassen Sie schriftlich festhalten, wofür die IT-Firma zuständig ist und wofür der Hersteller der Praxissoftware oder der Gerätelieferant.
• Reaktionszeit und Vertretung. Eine Reaktionszeit für Ihre Sprechstundenzeiten und eine benannte Vertretung gehören in den Vertrag.
• Daten und Backup. Lassen Sie sich sagen, wo Daten und Backup liegen, in der Praxis, in einem Rechenzentrum oder in der Cloud, und in welchem Land. Verlangen Sie das Protokoll der letzten Probe-Wiederherstellung.
• Subunternehmer. Lassen Sie sich alle Rechenzentren und Subunternehmer nennen, die mit Ihren Daten arbeiten. Neue brauchen Ihre vorgängige Genehmigung.
• Vertrag. Verlangen Sie einen Vertrag zur Auftragsbearbeitung mit Geheimhaltung, auch für Mitarbeitende und Subunternehmer der IT-Firma, mit der Meldung von Sicherheitsvorfällen an die Praxis und der Rückgabe der Daten bei Vertragsende.
• Zugänge. Vereinbaren Sie, dass die Praxis eine Liste aller Zugänge zu Praxissoftware, HIN, Firewall und Microsoft 365 erhält und bei jeder Änderung eine neue. Fällt die IT-Firma aus, kann sonst niemand weiterarbeiten.

Woran Sie eine verlässliche Firma sonst erkennen, steht im Ratgeber Verlässlichen IT-Dienstleister erkennen. Wie Sie danach zwei oder drei Offerten Position für Position vergleichen, steht unter IT-Offerten vergleichen, und welche Stundensätze und Pauschalen Firmen der Region publizieren, unter Was IT-Support ein KMU kostet.