IT-Offerten vergleichen und die passende IT-Firma auswählen
Drei Offerten von drei IT-Firmen sehen selten gleich aus. Eine nennt einen Stundensatz, die zweite eine Pauschale pro Arbeitsplatz, die dritte ein Paket mit einem Namen. Hier steht, wie Sie daraus einen Vergleich machen, der Ihnen den Entscheid erleichtert.
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- 3
- Offerten
- 7
- Positionen
- 1
- Seite Anfrage
Dieselbe Anfrage an alle
Offerten lassen sich nur vergleichen, wenn alle Firmen dasselbe offerieren. Schreiben Sie deshalb eine Seite, bevor Sie jemanden anrufen, und schicken Sie allen dieselbe.
Was da ist
Zahl der Arbeitsplätze und Standorte, Server, Microsoft 365 oder Google, Branchensoftware, Telefonie.
Was Sie erwarten
Betriebszeiten, gewünschte Reaktionszeit, Einsätze vor Ort, Betreuung am Samstag oder nicht.
Was ansteht
Offene Probleme, geplanter Umzug, alte Geräte, Wachstum in den nächsten zwei Jahren.
Drei Offerten genügen. Mehr bringt selten neue Erkenntnis, und jede Firma, die Ihre Umgebung seriös aufnimmt, braucht dafür ein bis zwei Stunden von Ihnen. Laden Sie die Firmen ein, sich den Betrieb anzusehen. Wer ohne Besuch oder Fernaufnahme eine Pauschale nennt, schätzt.
Was in einer Offerte stehen muss
| Position | So ist es brauchbar | Warnzeichen |
|---|---|---|
| Leistungsumfang | Liste der Geräte, Benutzer und Dienste, die betreut werden | «Betreuung Ihrer IT» ohne Aufzählung |
| Reaktionszeit | Zahl in Stunden, nach Dringlichkeit abgestuft, mit Betriebszeiten | «Rasche Reaktion», «nach Möglichkeit» |
| Übernahme | Eigene Position mit Betrag oder Kostendach | Fehlt, und wird später nach Aufwand verrechnet |
| Ausserhalb der Pauschale | Stundensatz, Verrechnungseinheit, Anfahrt, Zuschlag für Randzeiten | Nur der Pauschalbetrag ist genannt |
| Sicherheit und Backup | Was überwacht wird, wie oft die Wiederherstellung geprüft wird | «Backup inklusive» ohne Angabe zur Prüfung |
| Laufzeit und Vertragsende | Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist, Herausgabe von Zugängen und Dokumentation | Lange Laufzeit, keine Regel für die Übergabe |
| Ansprechpersonen | Name der zuständigen Person und ihrer Vertretung | Nur eine allgemeine Support-Adresse |
Fehlt eine Position, fragen Sie schriftlich nach. Wie eine Firma auf Rückfragen antwortet, zeigt Ihnen auch, wie sie später auf Tickets antwortet.
Pauschalen vergleichbar machen
Zwei Pauschalen mit demselben Betrag können Verschiedenes enthalten. Legen Sie die Offerten in eine Tabelle, eine Zeile pro Leistung, eine Spalte pro Firma, und tragen Sie «enthalten», «nach Aufwand» oder «nicht angeboten» ein.
| Leistung | Firma A | Firma B | Firma C |
|---|---|---|---|
| Helpdesk per Telefon und Fernwartung | enthalten | enthalten | enthalten |
| Einsätze vor Ort | nach Aufwand | enthalten | nach Aufwand |
| Updates für Windows und Programme | enthalten | enthalten | nach Aufwand |
| Überwachung von Server und Backup | enthalten | enthalten | nicht angeboten |
| Probe-Wiederherstellung | einmal pro Jahr | viermal pro Jahr | nicht angeboten |
| Betreuung von Microsoft 365 | nach Aufwand | enthalten | enthalten |
| Neue Mitarbeitende einrichten | nach Aufwand | enthalten | nach Aufwand |
Rechnen Sie danach die Kosten für ein ganzes Jahr, mit der Übernahme, den Lizenzen und einer ehrlichen Schätzung der Stunden ausserhalb der Pauschale. Nehmen Sie dafür die Rechnungen der letzten zwölf Monate als Grundlage. Was übliche Ansätze sind, steht im Ratgeber Was IT-Support ein KMU kostet.
Kriterien neben dem Preis
Grösse der Firma
Eine Person allein hat keine Vertretung. Ein Haus mit 80 Angestellten betreut einen Betrieb mit sechs Personen oft über wechselnde Techniker. Fragen Sie nach Kunden Ihrer Grösse.
Entfernung
Für Netzwerk, Server und Drucker zählt, wie schnell jemand vor Ort ist. Für Microsoft 365 oder eine Website ist der Standort zweitrangig.
Erfahrung mit Ihrer Software
Fragen Sie nach Kunden, die dieselbe Branchensoftware einsetzen, und wie die Firma mit deren Hersteller zusammenarbeitet.
Umgang mit Sicherheit
Eine Firma, die von sich aus nach Zwei-Faktor-Anmeldung, Backup-Test und Zugriffsrechten fragt, arbeitet vorbeugend.
Referenzen
Rufen Sie zwei Kunden an. Fragen Sie nach dem letzten Ausfall, nach der Rechnung danach und ob sie die Firma wieder wählen würden.
Das Gespräch
Achten Sie darauf, ob die Person verständlich erklärt und nach Ihren Abläufen fragt. Mit ihr arbeiten Sie die nächsten Jahre.
Der Entscheid
Die Offerte mit dem tiefsten Monatsbetrag hat selten die tiefsten Jahreskosten. Streichen Sie zuerst jede Firma, die eine der Positionen oben auf Nachfrage nicht beantwortet hat. Von den übrigen wählen Sie jene, bei der Umfang und Reaktionszeit zu Ihrem Betrieb passen und deren Referenzen Sie überzeugt haben.
Lassen Sie im Vertrag festhalten, was beim Ende der Zusammenarbeit geschieht. Das wirkt beim Abschluss misstrauisch und erspart später Streit. Was dazugehört, steht im Ratgeber IT-Partner wechseln.
Anbieter finden Sie nach Leistung, zum Beispiel für IT-Support, Managed IT Services oder IT-Sicherheit, und nach Ort, etwa im Kanton Luzern, im Kanton Zug oder im Kanton Zürich.
Häufige Fragen
Wie viele Offerten soll ein KMU einholen?
Drei genügen in den meisten Fällen. Damit sehen Sie die Spanne bei Preis und Umfang, und der Aufwand für Gespräche und Besichtigungen bleibt vertretbar. Wichtiger als die Zahl ist, dass alle Firmen dieselbe Anfrage erhalten.
Kostet eine Offerte etwas?
Eine Offerte für laufende Betreuung ist üblicherweise kostenlos. Für eine ausführliche Bestandsaufnahme oder ein Konzept verlangen manche Firmen ein Honorar, das sie bei Auftragserteilung anrechnen. Fragen Sie vorher danach.
Woran erkenne ich eine unseriöse Offerte?
Am häufigsten an dem, was fehlt. Keine Aufzählung der betreuten Geräte und Dienste, keine Zahl bei der Reaktionszeit, keine Position für die Übernahme und keine Regel für das Vertragsende. Druck, rasch zu unterschreiben, ist ein weiteres Warnzeichen.
Soll ich eine lange Vertragslaufzeit akzeptieren?
Mindestlaufzeiten sind verbreitet, weil die Firma am Anfang Aufwand für die Übernahme hat. Längere Laufzeiten sollten Ihnen einen Gegenwert bringen, etwa einen tieferen Ansatz. Achten Sie auf die automatische Verlängerung und die Kündigungsfrist. Massgebend ist der Wortlaut Ihres Vertrags.
Passende Firmen für Ihre Anfrage finden
Sechs Fragen zu Leistung, Ort und Betrieb. Danach sehen Sie, welche IT-Firmen passen und warum, und können sie anfragen.