Wenn der IT-Betreuer aufhört oder in Pension geht
In vielen kleinen Betrieben hängt die ganze IT an einer Person. Wenn sie aufhört, geht es zuerst um Zugänge und Wissen und erst danach um die Frage, wer übernimmt. Hier steht die Reihenfolge, die sich bewährt.
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- 6
- Dinge sichern
- 2
- Stunden
- 3
- Wege
Warum diese Lage besonders ist
Viele kleine Betriebe werden seit Jahren von einer einzelnen Person betreut. Das ist oft ein Bekannter, ein früherer Mitarbeiter oder ein Einzelunternehmer aus dem Dorf. Er kennt jedes Kabel, ist günstig und kommt auch am Samstag. Aufgeschrieben ist wenig, weil es nie nötig war.
Hört diese Person auf, wegen Pensionierung, Stellenwechsel oder Krankheit, fehlt dem Betrieb mehr als eine Telefonnummer. Es gibt selten einen Vertrag und damit keine Kündigungsfrist, die Ihnen Zeit verschafft. Dafür ist das Verhältnis meist gut, und das ist Ihr Vorteil. Wer im Guten geht, hilft bei der Übergabe.
Was Sie zuerst sichern
Beginnen Sie damit, sobald Sie vom Abschied wissen, auch wenn noch kein Nachfolger feststeht. Nichts davon setzt voraus, dass Sie sich schon entschieden haben.
Administrator-Zugänge
Server, Firewall, WLAN, Microsoft 365, Backup. Alles in einen Passwort-Manager, der dem Betrieb gehört.
Domain und E-Mail
Prüfen Sie, wer beim Registrar als Halter eingetragen ist und wer die Rechnung erhält. Beides sollte Ihr Betrieb sein.
Lizenzen und Abos
Manche laufen über die private Adresse oder die Kreditkarte des Betreuers. Stellen Sie sie auf den Betrieb um.
Backup
Wohin wird gesichert, und wem gehört der Speicher. Steht er beim Betreuer zu Hause, braucht es Ersatz.
Das Wissen im Kopf
Warum der Drucker eine feste Adresse hat, welches Skript in der Nacht läuft. Setzen Sie sich zwei Stunden zusammen und schreiben Sie mit.
Geräte und Garantien
Eine Liste mit Kaufdatum und Garantie, damit die neue Firma weiss, was bald ersetzt werden muss.
Drei Wege, wie es weitergeht
| Weg | Passt, wenn | Bedenken Sie |
|---|---|---|
| Wieder eine Einzelperson | bis etwa fünf Arbeitsplätze, einfache Umgebung, tiefe Kosten sind wichtig | Dieselbe Abhängigkeit entsteht von Neuem. Verlangen Sie Dokumentation und eine geregelte Vertretung. |
| Kleine IT-Firma aus der Region | 5 bis 30 Arbeitsplätze, jemand soll vorbeikommen können | Fragen Sie, wie viele Techniker Ihren Betrieb kennen werden und wie die Ferien abgedeckt sind. |
| Managed Services mit Monatspauschale | ein Ausfall stoppt den Betrieb, oder es gelten Auflagen zu Datenschutz und Sicherheit | Die Kosten liegen höher als bisher, dafür sind Überwachung, Updates und Backup-Kontrolle enthalten. |
Rechnen Sie damit, dass die Betreuung mehr kostet als bisher. Ein Bekannter, der am Abend vorbeikommt, verrechnet anders als eine Firma mit Löhnen, Pikett und Versicherung. Was üblich ist, steht im Ratgeber Was IT-Support ein KMU kostet. Anbieter finden Sie für IT-Support und Managed IT Services, nach Ort etwa im Kanton Luzern, im Kanton Schwyz oder im Kanton Aargau.
So gehen Sie vor
- Sofort
Schritt 1: Zugänge und Domain sichern
Die sechs Punkte oben. Das braucht einen halben Tag und den Betreuer am Tisch.
- Erste zwei Wochen
Schritt 2: Bestand aufschreiben
Arbeitsplätze, Server, Programme, Abos, offene Probleme. Eine Seite genügt.
- Woche 3 bis 5
Schritt 3: Offerten einholen
Dieselbe Seite an wenige passende Firmen, Besuch im Betrieb, Referenzen anrufen.
- Danach
Schritt 4: Übergabe zu dritt
Betreuer, neue Firma und Sie an einem Termin. Danach ändert die neue Firma alle Passwörter.
Bezahlen Sie dem bisherigen Betreuer die Stunden für die Übergabe, auch wenn er bisher vieles aus Gefälligkeit gemacht hat. Ein Tag sauber übergebenes Wissen erspart der neuen Firma eine Woche Suchen, und die verrechnet sie Ihnen.
Für den Termin zu dritt eignet sich die Checkliste für die IT-Übergabe. Wie Sie die Offerten nebeneinanderlegen, steht unter IT-Offerten vergleichen, und der ganze Ablauf eines Wechsels unter IT-Partner wechseln.
Häufige Fragen
Wie früh sollen wir die Nachfolge regeln?
Sobald Sie vom Abschied wissen. Drei Monate Vorlauf reichen für Bestandsaufnahme, Offerten und eine Übergabe, bei der der bisherige Betreuer noch dabei ist. Die Zugänge sichern Sie unabhängig davon sofort.
Der Betreuer hat alles im Kopf und nichts aufgeschrieben. Was tun?
Vereinbaren Sie ein Gespräch von zwei Stunden, gehen Sie gemeinsam durch den Betrieb und schreiben Sie mit oder nehmen Sie das Gespräch mit seinem Einverständnis auf. Eine neue IT-Firma kann diese Bestandsaufnahme auch gegen Verrechnung übernehmen, solange der Betreuer für Fragen erreichbar ist.
Kann ein Mitarbeiter die IT nebenbei übernehmen?
Für den Alltag, etwa neue Benutzer anlegen oder den Drucker einrichten, geht das in einem kleinen Betrieb gut. Für Sicherheit, Backup und Server braucht es Fachwissen und eine Vertretung. Verbreitet ist die Aufteilung, dass eine Person im Betrieb erste Anlaufstelle ist und eine IT-Firma den Rest betreut.
Was, wenn Passwörter fehlen und der Betreuer nicht mehr erreichbar ist?
Für Microsoft 365, Domains und die meisten Geräte gibt es Verfahren, mit denen sich der Betrieb als Inhaber ausweist und den Zugang zurückerhält. Bei manchen Geräten bleibt nur das Zurücksetzen auf Werkseinstellungen und eine neue Einrichtung. Eine IT-Firma mit Erfahrung in solchen Übernahmen kann den Aufwand nach einer Besichtigung einschätzen.
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