Den IT-Partner wechseln, ohne dass der Betrieb stillsteht

Ein einzelner schlechter Tag ist kein Grund. Ein Wechsel kostet Zeit und Geld, und die neue Firma braucht Monate, bis sie Ihren Betrieb so gut kennt wie die alte. Wenn aber mehrere der folgenden Punkte seit einem halben Jahr zutreffen, wird es mit Zuwarten meist teurer.

• 1

  Dieselbe Störung kommt wieder

  Der Drucker, das WLAN im Lager, die Anmeldung am Morgen. Es wird geflickt, die Ursache bleibt.

• 2

  Sie warten auf Antwort

  Tickets bleiben tagelang liegen, am Telefon ist niemand, der Ihren Betrieb kennt.

• 3

  Rechnungen ohne Erklärung

  Stunden ohne Beschrieb, Pauschalen, von denen niemand weiss, was sie abdecken.

• 4

  Niemand kann Ihnen die IT zeigen

  Keine Dokumentation, keine Geräteliste, und die Admin-Passwörter hat nur der Dienstleister.

• 5

  Der Betrieb ist gewachsen, die IT-Firma nicht

  Ein Einzelbetreuer für 25 Arbeitsplätze hat keine Vertretung bei Ferien oder Krankheit. Umgekehrt ist ein Betrieb mit vier Personen bei einem grossen Haus oft ein kleiner Kunde.

• 6

  Sicherheit ist nie ein Thema

  Niemand spricht über Updates, Zwei-Faktor-Anmeldung oder darüber, ob das Backup sich wiederherstellen lässt.

Sprechen Sie das zuerst an, schriftlich und mit einer Frist. Manches löst ein klares Gespräch. Ändert sich innert zwei bis drei Monaten nichts, haben Sie die Antwort.

Die Reihenfolge entscheidet. Wer zuerst kündigt und danach merkt, dass die Domain auf den Dienstleister läuft, verhandelt aus einer schwachen Position. Klären Sie das Folgende, solange das Verhältnis noch normal ist.

Laufzeit und Kündigungsfrist

Lesen Sie den Vertrag und die allgemeinen Geschäftsbedingungen. Gesucht sind die Mindestlaufzeit, die Kündigungsfrist, der Kündigungstermin, die verlangte Form und eine allfällige automatische Verlängerung. Betreuungsverträge, Lizenzen, Hosting und Telefonie haben oft je eigene Fristen. Was gilt, steht in Ihrem Vertrag. Bei Unklarheiten lohnt sich eine Auskunft bei einer Juristin oder einem Juristen, bevor Sie kündigen.

Wem was gehört

Verlangen Sie fehlende Zugänge und die Dokumentation vor der Kündigung. Als Begründung reicht, dass Sie für den Notfall vorsorgen wollen, und das stimmt auch. Ob der Dienstleister die Übergabe als Aufwand verrechnen darf und in welcher Form er Unterlagen liefert, regelt der Vertrag.

Wer nach drei Jahren nicht wieder wechseln will, sucht eine Firma, die zur Grösse und zum Alltag des Betriebs passt. Der tiefste Stundensatz sagt darüber wenig.

• Grösse

  Fragen Sie, wie viele Kunden Ihrer Grösse die Firma betreut und wer einspringt, wenn Ihre Ansprechperson fehlt.

• Reaktionszeit

  Verlangen Sie eine Zahl im Vertrag. Reaktionszeit heisst, dass sich jemand meldet, und nicht, dass die Störung behoben ist.

• Weg zu Ihnen

  Eine Firma mit einer Stunde Anfahrt kommt seltener vorbei und verrechnet den Weg. Für Server, Netzwerk und Drucker zählt die Nähe.

• Referenzen aus Ihrer Branche

  Treuhand, Arztpraxis und Schreinerei haben je eigene Software. Rufen Sie zwei Referenzkunden an und fragen Sie nach dem letzten Ausfall.

• Preismodell

  Stundenansatz, Stundenpaket oder Monatspauschale pro Arbeitsplatz. Entscheidend ist, was in der Pauschale enthalten ist.

• Sicherheit und Backup

  Lassen Sie sich zeigen, wie Updates, Überwachung und Wiederherstellung ablaufen und wie oft ein Restore geprüft wird.

Eine seriöse Offerte nennt den Leistungsumfang Punkt für Punkt, die Reaktionszeiten, die Kosten für die Übernahme, die Ansätze ausserhalb der Pauschale, die Laufzeit und die Regeln für das Vertragsende. Wie Sie mehrere Offerten nebeneinanderlegen, steht im Ratgeber IT-Offerten vergleichen, und was übliche Ansätze sind, in Was IT-Support ein KMU kostet.

Anbieter nach Leistung finden Sie für IT-Support, Managed IT Services und Microsoft 365, nach Ort zum Beispiel im Kanton Luzern, im Kanton Zug, im Kanton Zürich oder im Kanton Aargau.

So verläuft ein Wechsel in einem Betrieb mit 5 bis 30 Arbeitsplätzen häufig. Die zwölf Wochen sind ein Richtwert aus der Praxis und keine Regel. Eine lange Kündigungsfrist verlängert den Ablauf, ein Betreuer, der Ende Monat aufhört, verkürzt ihn.

1. Woche 1 bis 2

   Schritt 1: Bestandsaufnahme

   Vertrag lesen, Systeme und Zugänge auflisten, festhalten, was fehlt.

2. Woche 3 bis 5

   Schritt 2: Offerten

   Wenige passende Firmen anfragen, vor Ort zeigen, was da ist, Referenzen anrufen.

3. Woche 6

   Schritt 3: Entscheid und Kündigung

   Zuerst den neuen Vertrag unterschreiben, dann kündigen und den Übergabetermin festlegen.

4. Woche 7 bis 10

   Schritt 4: Übergabe

   Zugänge, Dokumentation und Lizenzen übergeben, Backup testen, Überwachung der neuen Firma einrichten.

5. Woche 11 bis 12

   Schritt 5: Parallelbetrieb und Abschluss

   Beide Firmen erreichbar, danach Passwörter ändern, alte Fernwartung entfernen, Protokoll unterschreiben.

Legen Sie die Umstellung nicht in den Jahresabschluss, in die Lohnläufe oder in Ihre strengste Saison. Bestimmen Sie im Betrieb eine Person, die den Wechsel führt. Die neue Firma übernimmt die Technik. Die Entscheide und das Nachfassen bleiben bei Ihnen.

Gehen Sie die Liste mit der neuen Firma durch und geben Sie der bisherigen früh bekannt, was Sie bis wann brauchen. Die Haken bleiben in Ihrem Browser gespeichert.

• 1

  Kündigen, bevor die neue Firma feststeht

  Die Frist läuft, und Sie unterschreiben unter Zeitdruck das erstbeste Angebot.

• 2

  Zugänge erst am letzten Tag verlangen

  Fehlt dann ein Passwort, ist niemand mehr zuständig. Verlangen Sie alles zu Beginn der Übergabe.

• 3

  Nur den Preis vergleichen

  Zwei Pauschalen mit demselben Betrag können ganz Verschiedenes enthalten. Vergleichen Sie den Umfang.

• 4

  Das Backup ungeprüft übernehmen

  Dass eine Sicherung läuft, heisst nicht, dass sie sich zurückspielen lässt. Der Test gehört in die Übergabe.

• 5

  Passwörter nicht ändern

  Nach dem Abschluss hat die bisherige Firma sonst weiterhin Zugriff, auch ohne böse Absicht ein Risiko.

• 6

  Die Mitarbeitenden vergessen

  Wer am ersten Tag nicht weiss, wen er anrufen soll, ruft die alte Nummer an.