Managed IT Services zum Fixpreis: was die Monatspauschale enthält

Eine Monatspauschale deckt den laufenden Betrieb ab, also Arbeit, die jeden Monat wiederkehrt und sich planen lässt. Was einmalig ist oder von aussen dazukommt, läuft separat. Jede Firma zieht die Grenze etwas anders. Massgebend ist deshalb die Leistungsliste im Vertrag. Der Name des Pakets sagt darüber wenig.

Wer eine komplette IT-Landschaft zum Monatspreis sucht, findet Angebote, in denen auch Lizenzen oder Geräte zur Miete stecken. Der Betrag pro Arbeitsplatz steigt dann deutlich. Lassen Sie sich zeigen, welcher Teil auf die Betreuung entfällt, denn Lizenzen und Mietgeräte müssen Sie beim Wechsel der Firma übernehmen oder zurückgeben. Was ein Arbeitsplatz mit allen Posten im Jahr kostet, rechnet der Ratgeber Was IT-Outsourcing ein KMU pro Arbeitsplatz kostet vor.

Offerten rechnen pro Benutzer, pro Gerät oder pro Server, oft in Kombination. Rechnen Sie jede Offerte auf Ihren Betrieb um, bevor Sie Beträge vergleichen. Derselbe Betrag pro Benutzer oder pro Gerät ergibt in einer Praxis, in der sich drei Personen den Empfangs-PC teilen, sehr verschiedene Summen.

Kontingente und Fair Use

Manche Pauschalen enthalten eine feste Zahl Stunden pro Monat, meist für Einsätze vor Ort. Was zu einem solchen Kontingent im Vertrag stehen muss, steht im Ratgeber zum IT-Wartungsvertrag. Steht in der Offerte «unbeschränkter Support», suchen Sie in den allgemeinen Geschäftsbedingungen nach einer Klausel zur angemessenen Nutzung (Fair Use). Lassen Sie sich die Schwelle als Zahl nennen, zum Beispiel in Stunden pro Arbeitsplatz und Jahr, und was danach geschieht.

Was als Projekt gilt

Die heikelste Stelle jeder Pauschale ist die Grenze zum Projekt. Ein neues Notebook einrichten ist für die eine Firma laufender Betrieb, für die andere ein Projekt mit eigener Rechnung. Verlangen Sie eine schriftliche Regel, zum Beispiel: Was länger als vier Stunden dauert, neue Hardware oder Software betrifft oder die Umgebung verändert, wird vorher offeriert. Dann kommt keine Rechnung für Arbeit, die Sie nicht bestellt haben.

Einen Preis für Managed Services nennen in der Region nur wenige Firmen auf ihrer Website. Bytewahl hat 5 Angaben für betreute Arbeitsplätze von 3 Anbietern und 7 Angaben für betreute Server von 4 Anbietern erfasst. Für einen Richtwert reicht das nicht. Die Angaben messen auch Verschiedenes, wie die Bedingungen in der Tabelle zeigen.

Eine dieser Pauschalen schliesst die Lizenz für Microsoft 365 Business Standard ein: CHF 99 pro Arbeitsplatz und Monat, Mehrwertsteuer nicht angegeben. Die Lizenz allein kostet laut Liste CHF 13.20 pro Person und Monat, exklusive Mehrwertsteuer. Vergleichen Sie eine solche Pauschale nur mit Offerten, die die Lizenz ebenfalls enthalten, oder rechnen Sie die Lizenz zu den anderen dazu.

Alle 7 Angaben für Server betreffen gemietete Server im Rechenzentrum des Anbieters. Wie viel Betreuung dabei ist, steht in den Bedingungen. Ein weiteres Angebot dieser Art ist ausdrücklich ohne Betreuung publiziert und fehlt deshalb in der Tabelle. Wer den eigenen Server im Büro betreuen lassen will, bezahlt für etwas anderes. Für den Posten «Managed virtueller Server (20 Mitarbeitende)» nennt eine Schweizer Offertenplattform zwischen CHF 4'200 und CHF 14'200 pro Jahr (gryps.ch, Stand 2026-09).

Für betreute Arbeitsplätze mit vereinbarten Reaktionszeiten nennt eine Schweizer Übersicht zwischen CHF 50 und CHF 150 pro Mitarbeitenden und Monat (infraone.ch, Stand 2026-05-05). Ein Verzeichnis für die Zentralschweiz nennt zwischen CHF 35 und CHF 220 pro Benutzer und Monat und unterscheidet dabei zwischen einem Helpdesk allein und vollständigen Managed Services (it-provider.ch, Stand 2026-09). Alle publizierten Preise mit Quelle stehen im Preisspiegel.

Teilen Sie die offerierte Monatspauschale durch den Stundensatz derselben Firma. Das Ergebnis ist die Zahl der Stunden pro Monat, die Sie nach Aufwand bezahlen müssten, damit beide Modelle gleich viel kosten.

8

Arbeitsplätze

Treuhandbüro im Beispiel

CHF 400 – CHF 1'200

Pauschale pro Monat

gerechnet mit CHF 50 – CHF 150 pro Person (infraone.ch)

CHF 168

Stundensatz

Median der 27 publizierten Sätze aus der Region

2 bis 7

Stunden pro Monat

kosten nach Aufwand so viel wie die Pauschale

Je nachdem, wo die Pauschale in der Spanne liegt, entspricht sie 2 bis 7 Stunden nach Aufwand pro Monat. Bezahlt ein Treuhandbüro mit acht Arbeitsplätzen heute weniger Stunden, kostet die Pauschale mehr als bisher. Der Vergleich begünstigt allerdings die Abrechnung nach Aufwand. Updates, Überwachung und die Kontrolle des Backups erledigt dort oft niemand, weil niemand sie bestellt. Rechnen Sie diese Arbeit dazu, bevor Sie entscheiden.

• Schreinerei mit vier Arbeitsplätzen

  Microsoft 365, ein Zeichnungsprogramm, kein Server, selten Störungen. Ein Stundenpaket oder die Abrechnung nach Aufwand ist günstiger, solange jemand einmal im Quartal Updates und Backup kontrolliert und dafür eine Rechnung schreibt.

• Arztpraxis mit sechs Arbeitsplätzen

  Praxissoftware auf einem Server im Haus, Patientendaten, Sprechstunde ab halb acht. Ein Ausfall kostet Termine. Hier lohnt sich eine Pauschale mit Server, Backup-Kontrolle und einer Reaktionszeit, die vor der ersten Sprechstunde greift.

• Treuhandbüro mit acht Arbeitsplätzen

  Daten in der Cloud, aber Wochen vor den Fristen, in denen alle unter Druck arbeiten. Die Pauschale lohnt sich, wenn die Firma in diesen Wochen erreichbar ist und Ein- und Austritte von Aushilfen enthalten sind.

• Betrieb mit 25 Arbeitsplätzen und eigenem Server

  Ohne Pauschale schaut oft niemand vorbeugend hin. Verhandeln Sie hier vor allem über die Reaktionszeit und das Kontingent vor Ort.

Zwei Pauschalen lassen sich erst vergleichen, wenn Sie beide auf die ganze Vertragsdauer umrechnen. Das folgende Beispiel zeigt den Weg. Die beiden Angebote sind erfunden. Der Stundensatz ist der Median der publizierten Sätze aus der Region.

Im ersten Jahr ist Angebot B um CHF 636 günstiger. Über drei Jahre liegt Angebot A um CHF 1'092 vorne, weil die Übernahme nur einmal anfällt. Die Rechnung kippt bei rund 14 Stunden vor Ort pro Jahr. Braucht der Betrieb mehr, fährt er über die ganze Laufzeit mit Angebot B besser.

Ihre ehrliche Schätzung der Stunden ausserhalb der Pauschale entscheidet mehr als der Monatsbetrag. Nehmen Sie dafür die Rechnungen der letzten zwölf Monate. Welche Positionen jede Offerte sonst enthalten muss und wie Sie die Leistungen in einem Raster nebeneinanderlegen, steht im Ratgeber IT-Offerten vergleichen.

Zu Laufzeiten und Kündigungsfristen hat Bytewahl keine Zahlen, der Preisspiegel erfasst nur Preise. Was zu Mindestlaufzeit, Verlängerung, Kündigung und Preisanpassung im Vertrag stehen sollte, steht im Ratgeber zum IT-Wartungsvertrag. Bei Managed Services kommen drei Punkte dazu:

• Übernahme und Laufzeit. Bezahlen Sie die Übernahme Ihrer Umgebung separat, gibt es weniger Grund für eine lange Mindestlaufzeit.
• Anzahl Arbeitsplätze. Klären Sie, ob Sie Arbeitsplätze monatlich hinzufügen und wieder streichen können oder ob eine Mindestzahl gilt.
• Lizenzen mit eigener Laufzeit. Beziehen Sie Microsoft 365 über die IT-Firma, kann die Lizenz anders laufen als der Betreuungsvertrag. Halten Sie fest, wie die Lizenzen bei einem Wechsel zu Ihnen oder zur neuen Firma kommen.

Was beim Vertragsende geschieht

Ihre Daten gehören Ihrem Betrieb. Die Werkzeuge, mit denen eine IT-Firma Managed Services erbringt, gehören dagegen meist ihr: das Programm für Fernwartung und Überwachung auf jedem Gerät, der Backup-Speicher in ihrem Rechenzentrum, ihr Passwort-Manager und manchmal das Konto, über das Ihre Lizenzen laufen. Endet der Vertrag, verschwinden diese Werkzeuge, und mit dem Backup-Speicher auch Ihre älteren Sicherungen.

Liegen Backup oder E-Mail bei der IT-Firma, bearbeitet sie Personendaten in Ihrem Auftrag. Fragen Sie deshalb auch, wo Ihre Daten liegen und welche weiteren Firmen beteiligt sind. Was das Datenschutzgesetz dazu verlangt, steht im Ratgeber zum IT-Wartungsvertrag, den Ablauf eines Wechsels mit Checkliste für die Übergabe beschreibt der Ratgeber zum Wechsel der IT-Firma.

Ein Fixpreis für ein Projekt ist ein fester Betrag für ein Ergebnis, etwa den Ersatz des Servers, den Umzug in neue Büros oder den Wechsel zu Microsoft 365. Er gehört nicht zur Monatspauschale und lohnt sich, wenn sich das Ergebnis genau beschreiben lässt. Für den Wechsel zu Microsoft 365 nennt eine Offertenplattform einmalig zwischen CHF 2'300 und CHF 14'600, je nach Grösse des Betriebs (gryps.ch, Stand 2026-09).

• Leistungsbeschrieb. Was am Ende läuft, Punkt für Punkt, und was ausdrücklich nicht dazugehört.
• Annahmen. Unter welchen Voraussetzungen der Preis gilt, zum Beispiel Zahl der Postfächer und Datenmenge. Stimmt eine Annahme nicht, darf die Firma nachverhandeln.
• Abnahme. Woran Sie erkennen, dass das Projekt fertig ist, und wie lange Mängel danach ohne Kosten behoben werden.
• Änderungen. Zusatzwünsche werden offeriert, bevor jemand daran arbeitet.
• Zahlungsplan. Welcher Teil bei Auftrag fällig ist und welcher nach der Abnahme.

Lässt sich der Umfang nicht genau fassen, etwa weil niemand weiss, in welchem Zustand der alte Server ist, fahren Sie mit einer Abrechnung nach Aufwand und einem Kostendach oft günstiger. Ein Fixpreis enthält in diesem Fall einen Zuschlag für das Risiko, den Sie auch bezahlen, wenn alles glatt läuft.

Bytewahl führt 164 Anbieter aus der Region, die Managed Services anbieten, Datenstand 12.10.2026. Die Grafik zeigt, welche weiteren Leistungen sie führen. Wer neben der Betreuung auch IT-Sicherheit und Microsoft 365 führt, kann mehr aus einer Hand übernehmen. Für Ihre Branchensoftware brauchen Sie trotzdem oft den Hersteller.

Bei 69 dieser Anbieter kennen wir die Zahl der Mitarbeitenden: 27 haben weniger als zehn, 24 zwischen 10 und 49 und 18 mindestens 50. Für einen kleinen Betrieb zählt weniger die Grösse der Firma als eine geregelte Vertretung. Worauf Sie dabei achten, steht im Ratgeber Verlässlichen IT-Dienstleister erkennen.

Von den 88 Websites dieser Anbieter, die wir gelesen haben, nennen 49 Supportzeiten, 36 ein Notfallangebot und 3 eine Reaktionszeit mit Zahl. Wie Sie die Reaktionszeit im Vertrag festhalten, steht im Ratgeber zum IT-Wartungsvertrag.

Die Anbieter finden Sie auf der Seite Managed IT Services, für Sicherheit unter IT-Sicherheit und nach Ort zum Beispiel im Kanton Luzern, im Kanton Zürich oder im Kanton Schaffhausen. Welche Wege es sonst gibt, um Firmen für eine Offerte zu finden, steht im Ratgeber IT-Dienstleister finden.