Was IT-Outsourcing ein KMU pro Arbeitsplatz kostet

Die Offerte einer IT-Firma nennt vor allem die Monatspauschale. Was ein digitaler Arbeitsplatz im Jahr wirklich kostet, ergibt sich erst, wenn die Posten dazukommen, die separat verrechnet werden oder die Sie selbst kaufen. Die Tabelle zeigt jeden Posten mit dem Wert, mit dem diese Seite rechnet, und woher er stammt. Ob Sie pro Arbeitsplatz oder pro Mitarbeiterin und Mitarbeiter rechnen, kommt aufs Gleiche heraus, solange jede Person ein eigenes Gerät hat.

Die Pauschale ist der grösste Posten, und ihre Spanne ist breit. Wo eine Offerte darin liegt, hängt vom Umfang ab, also davon, ob nur der Helpdesk enthalten ist oder auch Überwachung, Updates, Virenschutz und die Kontrolle des Backups. Was eine Pauschale üblicherweise enthält, steht im Ratgeber Managed Services zum Fixpreis, die Preismodelle und publizierten Stundensätze unter Was IT-Support ein KMU kostet.

Bei Microsoft 365 rechnet diese Seite mit Business Standard als tiefstem Plan. Business Basic für CHF 6.60 pro Person und Monat enthält Word und Excel nur im Browser und auf dem Handy. Am oberen Ende steht Business Premium mit der Verwaltung der Geräte. Welcher Plan zu Ihrem Betrieb passt, steht im Ratgeber Microsoft-365-Anbieter wählen.

Die Rechnung nimmt für jeden Arbeitsplatz die Betreuung und Microsoft 365, für den ganzen Betrieb einen Internetanschluss und einen Backup-Speicher ausser Haus. Das untere Ende rechnet mit dem tiefsten Wert des Richtwerts für die Betreuung und mit Business Standard, das obere mit dem höchsten Wert und mit Business Premium.

Schreinerei mit fünf Arbeitsplätzen. Zwei PCs im Büro, drei Tablets oder Notebooks in Werkstatt und auf der Baustelle, kein eigener Server. Hier passt das untere Ende, oft reicht sogar die Abrechnung nach Aufwand. Internet und Backup kosten hier pro Arbeitsplatz zwischen CHF 170 und CHF 250 im Jahr, bei 30 Plätzen nur noch zwischen CHF 30 und CHF 40.

Treuhandbüro mit 15 Arbeitsplätzen. Kundendaten und eine Branchensoftware, die in der Steuerzeit laufen muss. Rechnen Sie mit der oberen Hälfte der Spanne und mit Business Premium. Die Lizenz der Buchhaltungs- oder Treuhandsoftware kommt dazu, sie gehört selten zur Pauschale.

Arztpraxis oder Architekturbüro mit 30 Arbeitsplätzen. Patientendaten oder grosse Plandateien und oft ein Speicher im Haus. Eine vertraglich festgelegte Reaktionszeit lohnt sich hier und führt zum oberen Ende der Spanne. Für so viele Daten reicht der kleinere Backup-Speicher, den die Rechnung am unteren Ende annimmt, meist nicht.

Die Offertenplattform Gryps nennt als Jahresbudget für IT-Services bei 10 Mitarbeitenden im Schnitt CHF 8'000, also CHF 800 pro Person, und für die vollständige Auslagerung bei 50 Mitarbeitenden nach dem ersten Jahr rund CHF 50'000, also CHF 1'000 pro Person (gryps.ch, Stand 2026-09).

Die Richtwerte oben stammen aus Schweizer Quellen mit Datum. Eine Monatspauschale nennen IT-Firmen aus der Region Zentralschweiz, Zürich, Aargau und Schaffhausen selten auf ihrer Website, Bytewahl hat 5 solche Preise von 3 Anbietern erfasst, zu wenig für einen Durchschnitt. Sie lassen sich nicht direkt mit den Richtwerten vergleichen, denn manche enthalten Microsoft 365 schon und manche gelten nur unter Bedingungen, etwa für Geräte des Anbieters.

Die Beträge stehen mit ihren Bedingungen im Ratgeber Managed Services zum Fixpreis, dort auch, wie Sie eine Pauschale mit eingeschlossener Lizenz vergleichen. Alle publizierten Preise mit Quelle stehen im Preisspiegel.

Viele Betriebe mit wenigen Arbeitsplätzen lagern nichts aus. Die Inhaberin richtet das neue Notebook selbst ein, ein Mitarbeiter kennt sich mit dem WLAN aus, und bei einer Störung ruft man jemanden an. Dafür bezahlt der Betrieb keine Pauschale, aber Arbeitszeit.

Die Pauschale am unteren Ende des Richtwerts für fünf Arbeitsplätze, CHF 3'000 im Jahr, entspricht beim Median der publizierten Stundensätze rund 18 Stunden einer IT-Fachperson. Verbringen Sie selbst mehr Zeit mit Updates und vergessenen Passwörtern, bezahlen Sie die Pauschale bereits, nur mit Ihrer eigenen Zeit. Setzen Sie für Ihre Stunde den Ansatz ein, den Sie Ihren Kunden verrechnen.

Lohndaten hat Bytewahl keine. Wenn Sie eine eigene Stelle prüfen, legen Sie den Lohnanteil mit Sozialabgaben neben das Beispiel mit 30 Arbeitsplätzen. Rechnen Sie auch die Werkzeuge ein, die eine IT-Firma auf viele Kunden verteilt: Software für Fernwartung und Überwachung und die Weiterbildung.

Für Betriebe zwischen 5 und 30 Arbeitsplätzen spricht viel für die Aufteilung in der letzten Zeile. Eine Person im Betrieb nimmt Fragen entgegen und kennt die Branchensoftware. Die IT-Firma übernimmt Sicherheit und Backup und alles, was nachts oder in den Ferien passiert.

Im ersten Jahr kostet IT-Outsourcing mehr als in den folgenden. Die neue IT-Firma nimmt Ihre Umgebung auf und bringt Zugänge und Geräte auf einen gemeinsamen Stand. Gryps nennt für die vollständige Auslagerung bei 50 Mitarbeitenden im ersten Jahr im Schnitt CHF 60'000, danach rund CHF 50'000 pro Jahr.

Steht dazu der Umzug von einem Server im Büro zu Microsoft 365 an, nennt dieselbe Quelle bei 16 Mitarbeitenden zwischen CHF 2'300 und CHF 4'100, im Schnitt CHF 3'100 und bei 50 Mitarbeitenden zwischen CHF 5'600 und CHF 14'600, im Schnitt CHF 8'900 (gryps.ch, Stand 2026-09).

Die Übernahme gehört als eigene Position mit Betrag oder Kostendach in die Offerte. Was eine vollständige Offerte sonst enthalten muss, steht unter IT-Offerten vergleichen, und wie die Übergabe von der bisherigen Firma abläuft, im Ratgeber zum Wechsel der IT-Firma.

Bytewahl führt 164 IT-Firmen, die Managed Services anbieten, in 9 Kantonen der Region Zentralschweiz, Zürich, Aargau und Schaffhausen, nicht in der ganzen Schweiz. Die Liste lässt sich nach Leistung und Ort filtern und zeigt Bewertungen und publizierte Preise, wo es sie gibt.